O procedură operațională este un set de instrucțiuni care descrie, în pași concreți, o activitate desfășurată într-o companie. Deoarece scopul lor este să ghideze angajații să acționeze în concordanță cu politicile, principiile și obiectivele companiei, procedurile operaționale trebuie să fie detaliate, ușor de înțeles chiar și de către noii angajați, și ușor accesibile.

Documentarea proceselor de afaceri în proceduri operaționale eficiente, precum și gestionarea și implementarea procedurilor pot deveni provocări din mai multe puncte de vedere. Pentru a vă sprijini eforturile de documentare, acest articol va descrie anumiți pași pe care îi puteți urma și vă va sugera diferite instrumente pe care le puteți utiliza astfel încât să lucrați inteligent atunci când scrieți proceduri. Dar, mai întâi, să aruncăm o privire asupra modului în care afacerea dumneavoastră poate beneficia de pe urma procedurilor operaționale.

De ce aveți nevoie de proceduri operaționale?

În primul rând, s-ar putea să vă întrebați dacă afacerea dumneavoastră are nevoie de proceduri operaționale. Răspunsul simplu la această întrebare este: da. De ce? Pentru că atunci când sunt create și gestionate corespunzător, procedurile operaționale vă vor eficientiza afacerea, indiferent de dimensiunea firmei sau de industria în care activați. Procedurile sunt instrucțiuni esențiale pentru toți angajații firmei dumneavoastră, deoarece:

• Îmbunătățesc performanța. Pașii descriși într-o procedură oferă angajaților un plan de acțiune clar, ajutându-i să înțeleagă cum să acționeze corect în diferite situații. Procedurile operaționale le oferă informațiile necesare pentru a evita erorile și pentru a-și atinge obiectivele mai rapid și mai ușor.
• Asigură respectarea reglementărilor. Procedurile operaționale sunt vitale în acele industrii în care angajații trebuie să respecte cu strictețe reglementări și standarde specifice. În domeniul construcțiilor, de exemplu, procedurile îi vor ajuta pe angajatori să instruiască corect muncitorii cu privire la potențialele pericole la locul de muncă, să mențină siguranța acestora, să reducă costurile de training și să evite amenzile mari pentru încălcarea diferitelor reguli.
• Facilitează obținerea rezultatelor pozitive în mod consecvent. Angajații care cunosc pașii de urmat atunci când se confruntă cu diferite situații sunt mai informați și mai încrezători, colaborează mai bine și utilizează soluții testate de firmă pentru a rezolva problemele pe care le întâmpină. De exemplu, prin crearea unei proceduri despre comunicarea cu clienții în diferite scenarii, vă veți ajuta echipa să aibă conversații fluide și productive de fiecare dată.
• Păstrează know-how-ul companiei accesibil și în siguranță. Atunci când anumiți angajați pleacă în vacanță sau nu sunt disponibili pentru a furniza informațiile necesare, procedurile vor fi o sursă sigură de informație. Când angajații pleacă, se pensionează sau sunt promovați, procedurile vă vor ajuta să le păstrați cunoștințele în cadrul organizației și să le comunicați cu ușurință noilor angajați.
• Eficientizează training-ul. Urmând instrucțiunile clare ale unei proceduri, procesul de instruire a noilor angajați se va desfășura corect și mai rapid. Noii angajați vor avea nevoie, de asemenea, de ceva timp pentru a înțelege cu adevărat ce presupune postul și ce se așteaptă de la ei. Acest proces va fi mai puțin stresant și va consuma mai puțin timp atunci când angajații pot accesa cu ușurință procedurile companiei, fără a trebui să își dea seama unde și cum să caute diferite tipuri de informații.
• Ajută la economisirea resurselor. Ghidați de procedurile operaționale, angajații pot acționa independent și eficient, pot obține rezultate mai rapide și pot face mai puține greșeli. Acest lucru va contribui, de asemenea, la satisfacția angajaților și la o rată mai mică de rotație a personalului. Prin urmare, compania va economisi nu numai costurile legate de erorile angajaților, cât și costurile de recrutare și training necesare angajării de personal nou.

Cum se scrie o procedură operațională

Nu toate procedurile operaționale vor arăta la fel – multe dintre ele vor depinde de modul specific în care vă gestionați afacerea. Forma finală a unor proceduri va fi o listă simplă de pași, în timp ce alte proceduri ar putea avea nevoie de grafice și diagrame pentru înțelegerea mai ușoară a conținutului lor. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta atunci când scrieți proceduri:

Adunați informații

Treceți în revistă activitățile desfășurate zilnic de firmă și alegeți acele activități care necesită pași specifici pentru a fi îndeplinite în mod eficient.

Notați tot ceea ce știți despre fiecare activitate. Utilizați un șablon descărcabil pentru a organiza informațiile. Discutați cu departamentul sau echipele implicate în fiecare dintre activitățile alese și utilizați feedback-ul lor pentru a actualiza conținutul și structura procedurii pe care o creați.

Asigurați accesul facil la proceduri

Ați depus mult efort pentru documentarea activităților și ați creat proceduri operaționale detaliate. Următorul pas este să asigurați accesul angajaților la proceduri. Le puteți tipări și crea un manual de proceduri sau le puteți stoca într-un drive însă odată ce aveți mai multe proceduri, aceste metode pot face procedurile dificil de găsit, editat sau actualizat.

Evident, cu cât accesul la procedurile firmei este mai dificil, cu atât este mai puțin probabil ca angajații să le respecte. Așadar, cum vă puteți asigura că procedurile sunt ușor accesibile? Un sistem automat de gestionare a procedurilor vă va ajuta să creați, să stocați, să modificați și să comunicați cu ușurință procedurile către angajați. De asemenea, veți putea asigura confidențialitatea prin configurarea accesului limitat la proceduri și veți putea verifica dacă angajații au citit procedurile. În plus, sistemul poate simplifica cu adevărat următorul pas pe care îl vom descrie – revizuirea procedurilor.

Revizuiți și optimizați

Pe măsură ce implementați noile proceduri, veți observa că acestea trebuie rafinate și ajustate pentru mai multă claritate. Mai mult, pe măsură ce afacerea dumneavoastră crește, veți adăuga și îmbunătăți diferite procese, ceea ce înseamnă că va trebui să creați noi proceduri și să le actualizați pe cele vechi.

Acesta poate fi un proces greoi, mai ales dacă nu utilizați o soluție automatizată de management al procedurilor, însă este important să mențineți procedurile la zi deoarece ele comunică angajaților modificările importante care au loc în activitatea firmei.

Concluzie

Procedurile operaționale sunt prezente în orice afacere, indiferent de dimensiunea acesteia, deoarece fiecare afacere funcționează pe baza unor procese repetitive. Atunci când documentați activitățile firmei și puneți la dispoziție angajaților cunoștințele despre acestea, vă puteți asigura că activitățile sunt desfășurate fără probleme.

Sunteți gata să vă duceți afacerea la următorul nivel cu ajutorul procedurilor? Accesați acum pluginul SOP de gestionare a procedurilor pentru a crea, gestiona și distribui cu ușurință proceduri prin care să obțineți mai mult control asupra afacerii dumneavoastră.