De ce are nevoie o afacere pentru a avea succes? O viziune puternică? Talent? Un serviciu excelent de asistență pentru clienți? Noroc și oportunități? Orice persoană cu minime cunoștințe în afaceri ar spune, probabil, că este nevoie de toate cele de mai sus, și de mai mult. Cu toate acestea, este bine să ținem minte că oportunitățile și resursele, chiar și abundente, pot fi irosite rapid fără o organizare eficientă.

Spre exemplu, știm cu toții că ideile se pierd când nu le notăm, hârtiile cu notițe sunt aruncate din greșeală, și așa mai departe... În schimb, o listă cu idei notate într-un document cu un titlu clar (de ex. „Ideile mele”), pe desktop-ul computerului sau pe telefon, va fi mereu la îndemână. Același principiu este valabil și pentru celelalte lucruri de pe lista noastră: fără o organizare adecvată, viziunea și talentul pot fi irosite, serviciul pentru clienți poate cauza mai multe probleme decât rezolvă, iar oportunitățile pot rămâne nerecunoscute pentru că trebuie să rezolvați criză după criză. Consecințele dezorganizării sunt un coșmar pentru orice afacere: productivitate pierdută, moral scăzut, stres, clienți nemulțumiți, fluctuație mare a personalului, costuri uriașe cu recrutarea și formarea, iar lista poate continua.

S-ar putea să fiți genul de persoană căreia îi place să-și vadă ideile prinzând viață, dar care nu se simte confortabil cu ritmul lent specific planificării și organizării. Din fericire, există o soluție: dacă utilizați proceduri operaționale în afacerea dvs., multe procese din firmă se vor desfășura, în esență, de la sine, în timp ce vă concentrați pe inovare.

Cu toate acestea, înainte de a ajunge acolo, dvs. – sau personalul dvs. – trebuie să vă perfecționați abilitatea de a crea proceduri clare și eficiente. Acestea vor detalia, pas cu pas, modul în care trebuie desfășurate diferite activități din firma dvs., în fiecare departament. În mod ideal, fiecare aspect al afacerii dvs. va fi documentat, organizat și stocat în mod clar și, dacă utilizați o aplicație inteligentă de gestionare a procedurilor, cum ar fi SOP, procedurile vor fi la îndemâna angajaților dvs., la fel de ușor de accesat ca un simplu fișier de pe desktop-ul unui computer.

Cum se scrie o procedură operațională?

Scrierea unor proceduri operaționale clare și eficiente necesită parcurgerea unor pași, care pot deveni destul de complicați. Am pregătit un model de proceduri pentru a vă veni în ajutor atunci când scrieți proceduri, dar și o listă de pași utili în scrierea procedurilor, pe care îi găsiți mai jos:

1. Definiți scopul procedurii operaționale

Care este scopul procedurii pe care vreți să o creați? Gândiți-vă la ce vreți să obțineți prin aplicarea procedurii. Să presupunem, de exemplu, că doriți să scrieți o procedură pentru integrarea în firmă a noilor angajați. Procedura va descrie, în detaliu:

• activitățile standard pentru acest proces și scopul lor
• cine se ocupă de activități (departamentul de resurse umane, departamentul de formare, manageri etc)
• când și unde au loc activitățile, cât durează, ce este necesar pentru desfășurarea lor, și orice alte detalii relevante.

2. Definiți cine este implicat

Acesta este un aspect foarte important în scrierea unei proceduri operaționale deoarece vă va ajuta să decideți ce documente sau instrumente de lucru va trebui să includeți și să explicați în procedură. Fiți exact – gândiți-vă la modul în care unele activități ar putea fi efectuate de către diferiți angajați, în momente diferite, sau supravegheate de una sau mai multe persoane. Includeți-i pe toți cei implicați în procesul descris de procedură, chiar dacă rolul lor este de mici dimensiuni.

3. Discutați procedurile cu echipa dvs.

Deși ați putea crede că știți totul despre modul în care firma dvs. face lucrurile în fiecare zi, acest lucru nu poate fi adevărat decât dacă faceți totul pe cont propriu. Dacă firma a  funcționat fără proceduri o perioadă, personalul dvs. desfășoară multe activități într-un mod decis de către ei. Scrierea de proceduri despre cum ar trebui făcute lucrurile ar putea aduce schimbări importante și inutile în activitatea angajaților dvs. Alteori, sunt necesare schimbări pentru a îmbunătăți performanța. Discutarea noilor proceduri cu echipa dvs. vă oferă oportunitatea de a include detalii importante în procedură, și de a evalua și îmbunătăți abordarea diferitelor activități.

4. Verificați fișierele

Nu uitați să verificați dacă activitățile pe care le veți descrie în noua procedură sunt deja documentate într-o formă sau alta. Este posibil să găsiți un e-mail mai vechi care explică o anumită activitate, un manual sau fișiere cu instrucțiuni scrise care ar putea fi incluse în procedură. Dacă acestea nu mai sunt utile, cel puțin veți putea observa cum a evoluat afacerea dvs. de-a lungul timpului!

5. Alegeți un format

Complexitatea activităților descrise în procedură îi va dicta formatul:

• Pentru sarcini simple, repetitive, în care activitățile nu variază, alegeți o listă simplă cu pași numerotați  (de exemplu: pașii necesari pentru înregistrarea documentelor)
• Pentru activități cu mai multe scenarii posibile, alegeți o diagramă pentru a ghida angajații prin diferite circumstanțe.
• Pentru procesele care se ramifică în activități mai detaliate, puteți alege un format de ierarhie.

6. Evaluați procedura

Înainte de a finaliza procedura, asigurați-vă că include informațiile corecte și complete. Solicitați sprijinul angajaților pentru a verifica dacă procedura are sens pentru ei, și utilizați recomandările lor pentru a o îmbunătăți. Testați claritatea procedurilor cu ajutorul noilor angajați.

Desigur, procedurile se vor schimba în timp și va trebui să adăugați mai multe proceduri, pe măsură ce afacerea se dezvoltă. Prin urmare, este și mai important să folosiți instrumentele potrivite pentru a vă gestiona procedurile.

Ca sistem de management al procedurilor, SOP vă ajută să găsiți, să creați și să modificați procedurile în doar câteva clicuri. Fără zeci de foldere în computer, fără tipărirea manualelor de sute de pagini sau zeci de email-uri către angajați. Prin sistemul de notificări automate al SOP, angajații dvs. află instantaneu despre modificările din proceduri, le au la îndemână cu funcționalitatea avansată de căutare, iar dvs. economisiți timp, energie și bani prin eficientizarea fluxurilor de lucru și activităților afacerii dvs. Nu sunteți convins? Încercați demo-ul nostru!