Avem tendința de a ne gândi la procedurile operaționale ca la seturi de instrucțiuni care trebuie transmise în cadrul unei firme însă, în realitate, această definiție simplă ascunde o muncă complexă. Modelarea unei culturi a companiei care apreciază și utilizează procedurile include mulți pași, de la elaborarea metodică a procedurilor până la a vă asigura că toți angajații sunt la curent cu cele mai recente proceduri și nu au nicio problemă în a le urma.

Procedurile dvs. pot deveni ineficiente chiar dacă faceți majoritatea lucrurilor corect, deoarece este ușor să pierdeți informații importante sau să gestionați greșit procedurile. Iată cum se poate întâmpla acest lucru – în continuare veți găsi detaliate cele cinci motive principale pentru care procedurile din firma dvs. nu sunt atât de eficiente pe cât ați sperat, și ce puteți face în acest sens:

Scopul și domeniul de aplicare al procedurilor sunt prea vagi

O procedură operațională eficientă are un scop clar, care este menit să fie atins prin pași practici, concreți și detaliați. Astfel, procedura este ușor de înțeles și ușor de pus în practică. Cu toate acestea, deoarece multe sarcini sunt interconectate, nu va fi practic să creați câte o procedură separată pentru fiecare sarcină sau scop. În același timp, procedurile cu texte complexe, cărora angajații trebuie să le dedice mult timp pentru a găsi informațiile relevante, nu vor face decât să îi frustreze și să le crească neîncrederea în proceduri.

Prin urmare, este nevoie să puteți crea proceduri separate, dar care sunt conectate ușor și intuitiv. Deoarece aceasta nu este o sarcină ușoară, este o idee bună să profitați de tehnologia disponibilă. Pentru procedurile conectate sau complexe care implică mai multe scenarii, utilizați instrumentele potrivite, cum ar fi aplicația de gestionare a procedurilor Zupría SOP.

Procedurile nu includ informațiile potrivite

Acest lucru ar putea însemna că informațiile prezentate în proceduri nu sunt corecte, complete sau ușor de înțeles. Ce puteți face? În primul rând, procedurile dumneavoastră au nevoie de o structură solidă – și vă recomandăm să utilizați un șablon atunci când le creați. În al doilea rând, revizuiți procedurile și asigurați-vă că descriu un proces de la început până la sfârșit, fără a rata niciun pas. Discutați cu persoanele responsabile cu sarcina descrisă într-o procedură – s-ar putea să aflați că un detaliu mic, dar vital, nu a fost inclus în procedură.

O altă problemă, mai subtilă, ar putea fi limbajul folosit în textul procedurii. Mai precis, limbajul ar putea fi prea tehnic sau abstract pentru a fi înțeles, mai ales dacă este scris de cineva care nu este obișnuit să scrie instrucțiuni.

Să presupunem, spre exemplu, că una dintre procedurile dvs. este menită să explice utilizarea unui instrument digital complex. Când scrieți procedura, evitați să utilizați doar termeni vagi precum „actualizare”, „conectare”, „sincronizare” sau termeni folosiți de instrumentul în sine pentru a descrie diferite procese. Acești termeni descriu un rezultat; însă procedura trebuie să descrie CUM va obține utilizatorul acest rezultat. De exemplu, în loc să spuneți „În continuare, trebuie să sincronizați x și y”, procedura dvs. ar trebui să explice: „Trebuie să apăsați butonul din partea de jos a paginii, care va sincroniza x și y”. Astfel, utilizatorii înțeleg cum și de ce li se cere să acționeze într-un anumit mod.

Procedurile nu sunt actualizate

Poate fi un coșmar să urmezi o procedură și să afli, ulterior, că aceasta nu se mai aplică. În cel mai bun caz, această situație poate crește volumul de muncă al angajaților și, în consecință, nemulțumirea lor. În cel mai rău caz, poate provoca greșeli mari care vă vor costa o mulțime de bani. Așadar, este important să puteți actualiza rapid procedurile și să informați angajații despre aceste modificări.

Este de înțeles, totuși, de ce procedurile ar putea deveni depășite. Crearea și actualizarea procedurilor sunt sarcini care consumă timp, mai ales dacă lucrați cu documente digitale, cum ar fi PDF-uri sau documente Word. Când vine momentul să actualizați o procedură, trebuie să găsiți, să editați documentul potrivit și orice alte documente aferente, apoi să le trimiteți persoanelor pentru care a fost concepută procedura.

Multe lucruri pot merge prost în timpul acestui proces: editarea documentului greșit, denumirea și amplasarea greșite a documentului, editarea repetată, trimiterea documentului către persoanele greșite etc. Soluția este să simplificați aceste sarcini – de la utilizarea șabloanelor până la trimiterea de notificări automate – astfel încât procedurile să fie ușor de actualizat. Click aici pentru a afla cum puteți face acest lucru.

Procedurile sunt greu de găsit

Când procedurile nu sunt ușor accesibile, chiar și cei mai disciplinați angajați vor fi tentați să facă lucrurile așa cum consideră ei de cuviință, în loc să respecte regulile firmei. Oricine poate recunoaște faptul că a petrece mult timp căutând o procedură este, pur și simplu, o muncă suplimentară pe care angajații nu sunt dispuși să o facă.

Nu vă puteți aștepta ca angajații să urmeze procedurile atunci când acestea nu sunt ușor de găsit. Folosiți instrumentele potrivite pentru a organiza procedurile și a le face accesibile, iar procedurile vor fi aplicate. Mai mult, acest lucru va contribui și la transmiterea mesajului potrivit angajaților: dacă procedurile sunt suficient de importante pentru a investi în ele, atunci sunt importante pentru afacerile de zi cu zi.

Angajații nu folosesc procedurile

Această problemă ar putea avea mai multe cauze și este foarte important să aflați de ce angajații dvs. evită procedurile deoarece, de obicei, puteți acționa pentru a crește gradul de conformitate. Puțini angajați nu vor folosi intenționat procedurile, cu excepția cazului în care acestea nu sunt cu adevărat utile sau sunt dificil de accesat. Deci, dacă aveți proceduri de calitate, dar angajații dvs. par să le evite, care ar putea fi problema? Bineînțeles, ați putea să vă întrebați angajații, și veți putea obține feedback valoros. Dar putem sugera câteva idei – angajații nu urmează procedurile deoarece:

• Nu sunt informați despre importanța utilizării procedurilor în activitatea lor zilnică
• Nu știu ce proceduri să urmeze și unde pot găsi aceste proceduri
• Își desfășoară activitatea fără proceduri de mult timp și nu înțeleg de ce ar trebui să se schimbe
• Observă că managerii nu respectă procedurile, ceea ce transmite mesajul că procedurile sunt opționale.

Cum să creați o cultură a companiei orientată către proceduri

Majoritatea angajaților vor considera binevenite procedurile, dacă înțeleg că acestea le fac munca mai ușoară. Iată cum puteți promova procedurile operaționale în cadrul afacerii dvs.:

• Prezentați procedurile angajaților chiar din prima zi de lucru
• Distribuiți resurse – puteți începe cu acest articol care explică beneficiile procedurilor atât pentru angajați cât și pentru firmă
• Folosiți un format standard și instrumente special concepute pentru managementul procedurilor
• Implicați angajații în îmbunătățirea procedurilor pe care trebuie să le folosească în munca lor
• Încurajați angajații să propună și să-și creeze propriile proceduri
• Urmăriți accesul la proceduri astfel încât să vă faceți o idee despre cum să acționați dacă procedurile nu sunt aplicate.

Aceștia sunt doar câțiva pași pe care îi puteți face pentru a le arăta oamenilor din compania dvs. că luați procedurile în serios. Desigur, s-ar putea să vă întrebați cât timp și efort necesită toate acestea. Cu instrumentele potrivite, aceste procese sunt, în mare parte, automatizate. De exemplu, Zupría SOP vă poate ajuta să economisiți timp, oferind un șablon pentru proceduri, un sistem automat de notificare, capacitatea de a urmări utilizarea procedurilor și a păstra în siguranță cunoștințele din interiorul firmei, și multe altele.

Rețineți, dacă procedurile dvs. nu sunt utilizate, va fi mult mai benefic să analizați modul în care procedurile sunt realizate, modificate și comunicate angajaților, decât să vă concentrați pe mai multă disciplină pentru personalul dvs. Angajații dvs. vor să economisească timp și să aibă rezultate bune la fel de mult ca și dvs., iar o cultură a companiei orientată spre proceduri îi va ajuta să îndeplinească mai ușor obiectivele firmei.