Pentru acei dintre dvs. care caută un mod mai eficient în care să își organizeze afacerea, am pregătit o introducere simplă despre procedurile operaționale și beneficiile lor principale pentru orice firmă, indiferent de domeniul în care își desfășoară activitatea.

Chiar dacă angajații dvs. sunt bine pregătiți și bine intenționați, în lipsa unor instrucțiuni clare vor avea, fiecare, o idee diferită despre cum ar trebui făcute lucrurile. Riscurile, în acest caz, sunt multiple: ca sarcinile de lucru să nu fie efectuate în cel mai bun mod, rezultatele să fie variabile, dificil de prezis, să se producă multiple erori, dar și ca modul corect de realizare a sarcinilor să fie cunoscut și să depindă de o singură persoană, care va fi greu de înlocuit la nevoie. Toate acestea pot conduce la probleme de productivitate și retenție a angajaților, întârzieri, și pierderi financiare.

Cum pot fi evitate aceste scenarii toxice pentru firmă? Dacă vă așteptați ca toți angajații să urmeze aceleași reguli, atunci trebuie să precizați clar care sunt acele reguli. Iar cel mai bun mod de a face acest lucru este să documentați procesele interne ale firmei în proceduri operaționale.

Ce sunt procedurile operaționale?

Procedurile operaționale sunt seturi de instrucțiuni prin care o firmă își documentează procesele interne. Firma se asigură, prin aplicarea acestor instrucțiuni, că serviciile și produsele livrate sunt în concordanță cu standardele de calitate și practicile operaționale interne și stabilite prin lege, și că angajații au parte de tratament egal și își cunosc drepturile și ceea ce se așteaptă de la ei. Procedurile sunt create și gestionate, în mod tipic, de personal specializat sau, mai simplu, cu ajutorul unui sistem de management al procedurilor.

Procedurile operaționale sunt esențiale pentru ca afacerea dvs. să opereze coordonat, într-o manieră productivă, și cu un risc redus de erori. Dacă nu vă este clar cum ar trebui scrisă, simplu, o procedură ușor de implementat, planul și template-ul descărcabil din acest articol vă vor fi de ajutor. Dacă nu sunteți convins/ă că afacerea dvs. are nevoie de proceduri, puteți citi mai multe despre principalele lor beneficii în secțiunile ce urmează. Iată cum vă sprijină procedurile, indiferent că aveți o firmă de dimensiuni mici sau mai mari:

Comunică angajaților tot ce au nevoie să știe despre activitatea lor și despre firmă

Un set de proceduri bine concepute comunică clar angajaților regulile, standardele, valorile și beneficiile existente în firmă. Prin intermediul procedurilor, angajații capătă o viziune clară asupra firmei, se integrează mai ușor și mai rapid în cultura acesteia și sunt mai eficienți, deoarece:

• înțeleg rapid cum să își desfășoare, concret și corect, activitatea;
• au nevoie de mai puțină supraveghere și îndrumare;
• sunt ghidați să acționeze în concordanță cu regulile și obiectivele firmei și cu legislația în vigoare;
• aplică metode și soluții deja testate și eficiente.

Beneficiile imediate? Reduceți timpul petrecut pe sarcini, timpul pierdut pe comunicare ineficientă, riscul de erori și, implicit, resursele consumate pentru repararea greșelilor, cu efect rapid în creștererea profitabilității firmei.

În plus, dacă utilizați aplicația de management al procedurilor Zupría SOP, angajații află imediat de orice modificare ce le afectează activitatea. Notificările automate elimină nevoia de a comunica individual cu fiecare dintre ei, sau de a vă baza pe comunicarea dintre angajați. Puteți consulta  lista de beneficii și manualul de utilizare pentru mai multe detalii despre aplicație.

Facilitează implementarea politicilor firmei

Să ne gândim, spre exemplu, la politica de onboarding din cadrul unei firme și la procedurile care pot fi de ajutor în aplicarea ei. Orice firmă își dorește să se asigure că noii angajați au o experiență de onboarding pozitivă și că iau la cunoștință toate informațiile necesare, astfel încât să își poată înceapă activitatea cât mai rapid.

Pentru ca procesul de onboarding să aibă loc fără probleme de fiecare dată, indiferent de persoanele implicate în desfășurarea sa, aveți nevoie, cel puțin, de proceduri operaționale legate de:

• Pregătirea documentelor și altor aspecte necesare înainte de prima zi de lucru
• Modul de întâmpinare a angajatului (trimiterea unui email de bun venit, organizarea unei întâlniri cu restul angajaților etc.)
• Acordarea accesului la informații esențiale activității sale (informații importante despre companie, reguli de conduită, acces la documentație, instrumente digitale și parole etc.)
• Agenda primei zile/primei săptămâni
• Crearea unei liste de obiective pe termen scurt/mediu.

Nu uitați că aceste activități vor forma percepția noului angajat despre firmă, iar această percepție va fi una negativă dacă nu este întâmpinat de manageri sau colegi, nu este informat de ceea ce poate și trebuie să facă, nu își poate începe activitatea etc. Procedurile sprijină un proces de onboarding – și nu numai – bine organizat, stimulând nivelul de implicare al angajaților și retenția lor.

Digitalizați managementul procedurilor operaționale din firma dvs. cu SOP

Ajută firmele să evite pierderea informațiilor esențiale

Angajații care părăsesc compania sunt un element cunoscut tuturor antreprenorilor. Momentul plecării unui angajat nu înseamnă doar că firma trebuie să găsească un înlocuitor, ci și să se asigure că noul angajat trece printr-un proces adecvat de training. Această operațiune importantă poate fi realizată ușor prin intermediul procedurilor.

De asemenea, multe firme au acel angajat cu mulți ani de experiență, eventual pe diferite roluri, care știe tot ce este de știut despre politici și proceduri, și pe care firma se bazează pentru a transmite informații esențiale altor angajați. Însă riscul ca acele informații să se piardă atunci când acest angajat pleacă, la rândul său, este destul de ridicat.

Asigurându-vă că totul este documentat în proceduri nu mai riscați să pierdeți cunoștințe esențiale când angajații dvs. pleacă. În plus, prin intermediul aplicației SOP, informațiile din proceduri sunt păstrate în siguranță și întotdeauna la îndemâna angajaților.

Pe termen lung, informațiile clare distribuite prin intermediul procedurilor ajută orice firmă să evite scenarii precum:

• Confuzie și conflict între angajați în ce privește rezolvarea optimă a problemelor
• Aplicarea unor soluții care oferă rezultate sub cele dorite
• Risipă de timp și resurse
• Demotivare
• Lipsa productivității.

Procedurile nu sunt o soluție-minune – nu vor garanta absolut nici performanță ridicată, nici rezultate excelente, și nici profituri mari. Însă crearea și implementarea de proceduri operaționale în firma dvs. sunt pași esențiali în îndeplinirea acestor obiective. Prin intermediul procedurilor vă asigurați că angajații dvs. sunt calificați, că aveți un sistem de calitate structurat și procese eficiente în vigoare, și creați o cultură motivantă a companiei.