Manual de instrucțiuni
Standard Operating Procedures – SOP Plugin

I. Achiziționare cheie de licență

În urma achiziționării unui abonament disponibil pe https://sop.zupria.com/ro/, cheia de licență va fi disponibilă pentru activare (Img. 1).

II. Activarea cheii de licență

Din contul dvs. de pe sop.zupria.com, descarcati ultima versiune de Plugin SOP si copiati cheia de licenta. Din meniul WordPress accesati sectiunea „Module” si selectati optiunea „Adaugă modul”. Apasati butonul „Încarcă modulul” si incarcati arhiva descarcata anterior. Apasati butonul „Activează”.

Accesati tab-ul „Setări” (Img. 3) afisat sub „Proceduri operaționale – SOP” si lipiti cheia de licenta copiata anterior. Apasati butonul „Actualizati Licenta”. Statusul Licentei va fi afisata ca „active” (Img. 4).

III. Funcționalitate

Odată cu activarea plugin-ului va fi creată automat o pagină ce va avea inserat shortcode-ul [procedures-home].
Această pagină va fi pagina părinte (homepage-ul) a SOP, ce va conține categoriile procedurilor, precum și un modul de căutare procedură după cuvânt cheie, categorii proceduri, departamente proceduri, autori sau după data publicării sau cea a modificării. (Img. 5)

Link-ul acestei pagini se va putea adăuga in meniul site-ul dvs. urmând următorii pași: în meniul site-ului, în Panoul de control, se va accesa opțiunea Appearance → Menus și se va adăuga pagina „SOP – Proceduri”. (Img. 6)

Procedurile sunt organizate pe Categorii, iar fiecare membru al echipei are acces la procedurile care i se adresează în mod direct pentru îndeplinirea sarcinilor specifice postului său, dar și la proceduri comune care privesc întreaga echipă.
Fiecare pagină de categorii va conține doar procedurile care fac parte din acea categorie. (Img. 7)

Sistemul de notificări SOP trimite fiecărei persoane vizate un email cu procedurile adăugate sau modificate de la ultima accesare. La primirea email-ului, fiecare persoană, autentificată în contul său, trebuie să vizualizeze și să accepte modificările efectuate asupra procedurilor. Fiecare procedură permite vizualizarea datei publicării și a actualizării. (Img. 8)

1. Creare departamente

Departamentele pot fi create din Panoul de control selectând meniul Proceduri – departamente. (Img. 9)

Departamentele pot fi adăugate și din blocul „Proceduri” în momentul adăugării unei noi proceduri. (Img. 10)

De reținut: la adăugarea unui nou departament prin metoda de mai sus, după publicarea unei procedurii, utilizatorii trebuie atribuiți noului departament creat (din secțiunea Utilizatori).

2. Creare categorii – proceduri

Categoriile procedurilor pot fi adăugate din Panoul de control selectând opțiunea „Categorii – proceduri” (Img. 11)

sau din blocul „Document” în momentul adăugării unei noi proceduri (Img.12)

O procedură nouă poate fi adăugată selectând opțiunea „Procedură nouă” din secțiunea Proceduri.

În pagina de adăugare procedură, după schimbarea textului șablonului (funcționalitate inclusă în abonamentele FULL și CORPORATE) cu datele procedurii dvs., din partea dreaptă se selectează Departamentul procedurii cât și Categoria ei.

3. Alocare utilizatori la departamente

Utilizatorii pot fi alocați departamentelor din meniul „Utilizatori”. (Img. 13)

Se selectează opțiunea „Managementul departamentelor” și utilizatorii pentru care se dorește alocarea la departamente, iar din fereastra care se deschide se vor selecta departamentele. (Img. 14)

Este posibilă alocarea individuală a fiecărui utilizator la departamente. Această funcționalitate este posibilă din ecranul „Editează” sau „Adaugă utilizator” . Butonul „Editează departament” din secțiunea „Gestiune departamente” va deschide meniul de alegere a departamentelor. (Img. 15)

4. Export Pdf

Funcționalitate disponibilă în toate versiunile de abonament.

Folosind această funcționalitate puteți selecta și exporta procedurile în format PDF. Selectați Departamentele dorite sau Categoriile Procedurilor și apăsați butonul „Descărcați”. (Img. 16)

5. Jurnalul de activitate

Funcționalitate disponibilă la abonamentele FULL și CORPORATE.

În această secțiune puteți vedea un istoric al utilizatorilor ce au vizualizat, acceptat, editat sau șters procedurile. (Img. 17)

6. Istoric complet al versiunii

Funcționalitate disponibilă în toate versiunile de abonament.

Această funcționalitate evidențiază modificările efectuate la procedură. Astfel ne asigurăm că destinatarul procedurii a luat la cunoștință modificările. (Img. 18)

7. Proceduri dinamice

Această funcționalitate este disponibilă doar în abonamentele Full și Corporate.

Funcționalitatea oferă posibilitatea de a adăuga chestionare dinamice oricărei proceduri create. Pot fi create chestionare cu întrebări deschise, închise, sau cu răspunsuri multiple. Răspunsurile pot fi conectate cu alte întrebări din cele trei tipuri menționate mai sus, rezultând un chestionar dinamic bazat pe răspunsul oferit.

IV. Tipuri de abonament

1. Abonament STANDARD

Din meniul „Setări generale” se poate alege dacă se dorește folosirea stilului implicit al pluginului. Folosirea unui abonament STANDARD impune o serie de restricții:

• se pot adăuga doar 5 utilizatori departamentelor;
• se pot adăuga doar 3 departamente procedurilor;
• notificarea se va face instant (de fiecare dată când o procedură este actualizată). (Img. 19)

2. Abonament FULL

Folosirea unui abonament FULL presupune:

• se pot adăuga 50 utilizatori departamentelor;
• se pot adăuga 15 departamente procedurilor;
• notificarea utilizatorilor va fi trimisă la o perioadă definită de administrator;
• oferă utilizatorului posibilitatea folosirii unui șablon de proceduri accesibil la crearea unei noi proceduri. (Img. 20)

În plus, din meniul „Setări generale” se pot seta:

• Durata de viață a procedurilor – valabilitatea butonului „Acceptare proceduri”
  • utilizatorii vor fi notificați pentru a revedea procedura după o perioadă definită de timp, chiar daca a fost acceptată în prealabil;
  • din meniul afișat se alege durata de valabilitate a butonului „Acceptare procedură”
• Seteaza perioada de notificare – frecvență notificări
  • perioada de timp la care vor fi notificați utilizatorii despre modificările efectuate la o procedură existentă sau adăugarea unei proceduri noi
  • se alege din meniu frecvența dorită
• folosirea stilului implicit al pluginului. (Img. 21)

3.Abonament CORPORATE

• adăugarea unui număr nelimitat de utilizatori la departamente;
• adăugarea unui număr nelimitat de departamente procedurilor;
• notificarea utilizatorilor va fi trimisă la o perioadă definită de administrator;
• oferă utilizatorului posibilitatea folosirii unui șablon de proceduri accesibil la crearea unei noi proceduri. (Img. 22)

În plus, din meniul „Setări generale” se pot seta:

• Durata de viaţă a procedurilor – valabilitatea butonului „Acceptare procedură”
  • utilizatorii vor fi notificați pentru a revedea procedura după o perioadă definită de timp, chiar daca a fost acceptată în prealabil;
  • din meniul afișat se alege durata de valabilitate a butonului „Acceptare procedură”.
• Setează perioada de notificare – frecvenţă notificări
  • perioada de timp la care vor fi notificați utilizatorii despre modificările efectuate la o procedură existentă sau adăugarea unei proceduri noi;
  • se alege din meniu frecvenţa dorită.
• folosirea stilului implicit al pluginului.

V. Cum se schimbă limba de utilizare a plugin-ului SOP

Limba de afisare a pluginului SOP este cea setata pentru website-ul WordPress. Daca doriti schimbarea limbii de utilizare pentru plugin (ex.Italiana), primul pas este sa schimbati limba de afisare a website-ului .

Pentru aceasta, accesati panoul de control, tabul Setări, Generale, Limba Site și alegeti din meniul dropdown limba Italiana. Pentru a salva setarea apasati butonul ,,Salvează modificările”. Astfel, panoul de control al site-ului și, implicit, pagina de Setari SOP, vor fi afisate în limba Italiana.

De retinut: pluginul SOP este disponibil in urmatoarele limbi: EN, DE, ES, FR, IT, NL, PL, RO, CZ. Daca website-ul este afisat in orice alta limba decat cele enumerate anterior, plugin-ul SOP va fi afisat, automat, in limba engleza.

VI. Dezactivare plugin

La dezinstalarea pluginului, din meniul „Setări generale”, puteți alege dacă doriți să ștergeți toate informațiile legate de pluginul „SOP – Standard Operating Procedures” din baza de date.

VII. Upgrade abonament

Pentru a face upgrade la abonament, trebuie să vă conectați la contul dvs. (Img. 23).

Dacă sunteţi deja autentificat, click pe „Contul meu” (Img. 24)

Pasul 1: pe pagina de profil, click pe „Vezi licența”

Pasul 2: click pe „Vizualizează upgrade-urile”

Pasul 3: click pe „Actualizează licența”

Ulterior veţi fi redirecţionat spre pagina „Checkout”, unde veţi putea verifica datele de facturare si finaliza procesul de upgrade.