Digitalisez la gestion des Procédures Opérationnelle Standard (SOP) dans votre entreprise!

1. L'application SOP est créée comme un plugin WordPress, ce qui signifie que seules les personnes ayant accès au site web de l'entreprise peuvent accéder aux procédures. Cela augmente la sécurité des Procédures Opératoires Standard et du savoir-faire de l'entreprise.
2. Les utilisateurs sont affectés à un ou plusieurs rôles dans l'organigramme de l'entreprise, et les Procédures Opératoires Standard sont affectées à chaque rôle. Ainsi, il est très simple de donner accès aux procédures pour les nouveaux employés, car il suffit d'assigner l'employé aux rôles pertinents et il reçoit immédiatement accès à toutes les Procédures Opératoires Standard liées à ces rôles. En masquant les SOP qui ne les concernent pas, la plateforme aide les employés à naviguer plus facilement dans les Procédures Opératoires Standard. C'est aussi une mesure de sécurité pour protéger le savoir-faire de l'entreprise, car elle suit le principe du "besoin de savoir".
3. Pour une meilleure organisation, en plus d'attribuer les Procédures Opératoires Standard aux rôles (Départements), les SOP sont également affectés à certaines catégories.
4. Lorsqu'une nouvelle Procédure Opératoire Standard est ajoutée ou lorsqu'une SOP existante est modifiée, les employés ayant accès à cette Procédure Opératoire Standard reçoivent un email avec un lien vers toutes les procédures ajoutées ou modifiées auxquelles cet employé a accès. L'email reste actif jusqu'à ce que l'employé accède à chaque Procédure Opératoire Standard à partir de l'email et confirme qu'il l'a lue et comprise. Si l'employé n'accède pas à la Procédure Opératoire Standard, il continuera à recevoir des emails jusqu'à ce qu'il effectue l'opération. La fréquence de notification des modifications des procédures peut être choisie dans le panneau d'administration, parmi les valeurs suivantes : 1 heure, 3 heures, 6 heures, 12 heures, 24 heures, 1 semaine, 15 jours, 1 mois.
5. Lors de la visualisation d'une Procédure Opératoire Standard modifiée, toutes les suppressions ou ajouts sont mis en évidence dans le texte du SOP (ajouts avec un fond vert, suppressions avec un fond rouge). Le texte n'est plus mis en évidence après que l'utilisateur a accepté la Procédure Opératoire Standard.
6. Pour les SOP qui ne changent pas pendant une longue période, il existe une option de "durée de vie de la Procédure Opératoire Standard", qui exige que la procédure soit revue une fois la période fixée écoulée, afin que les employés n'oublient pas une procédure rarement utilisée. La durée de vie d'une Procédure Opératoire Standard est définie en choisissant un nombre entre 1 et 30, suivi de l'unité de mesure (jours, mois ou années).
7. Toute l'activité des utilisateurs sur l'application SOP est enregistrée dans un journal d'activité. Cela permet un accès rapide et facile à des données telles que les utilisateurs n'ayant pas accepté toutes les Procédures Opératoires Standard, quand ils ont accepté chaque SOP individuellement, quand ils ont consulté une Procédure Opératoire Standard sans l'accepter, etc.
8. Les Procédures Opératoires Standard peuvent être exportées par départements ou par catégories, au format PDF, pour être mises à la disposition des employés au format physique.
9. L'application SOP propose également un formulaire de recherche avancée, qui permet l'identification rapide de toute Procédure Opératoire Standard, en recherchant dans le titre du SOP et dans le contenu du SOP par texte libre, ainsi qu'en recherchant par catégorie, département, auteur, date de publication initiale et dernière date de modification.
10. Les utilisateurs peuvent suggérer des modifications aux Procédures Opératoires Standard en remplissant le formulaire de commentaires disponible pour chaque SOP.
11. La fonctionnalité de Procédure Opératoire Standard Dynamique permet la création d'un SOP via une structure arborescente, avec des questions dynamiques qui apparaissent en fonction de la réponse à la question précédente. Cette Procédure Opératoire Standard peut être exécutée un nombre infini de fois et est particulièrement utile pour les situations initiées par un employé en relation avec une personne extérieure à l'entreprise (client). Exemples : agents de vente, agents de support technique, etc.

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